Mengamankan data atau file memang banyak caranya. Ada yang dilakukan dengan memberi password, cara yang lain adalah dengan membuat file atau document tersebut menjadi file read only. Jika suaatu file berattribut read only, maka file tersebut tidak akan bisa dirubah isinya. Suatu missal file document dari MS Word dengan attribute read only. Memang file tersebut akan tetap bisa kita buka, dan diubah tulisan bentuk huruf dan lain sebaginya. Namun pada saat menyimpan file tersebut, akan selalu mengarah pada save as bukan save. Sehingga akan mengarahkan user untuk menyimpan file baru. Dengan demikian file document yang asli masih akan tetap seperti sedia kala tidak ada perubahan.

Untuk membuat atau mengatur sebuah file document agar berattribut Read Only, berikut ini langkah mudahnya.
  1. Klik kanan pada file yang dimaksud kemudian pilih Properties

  2. Pada bagian attributes, beri tanda centang pada Read-only

  3. Klik OK
Memang pengaturan read only ini mudah sekali dirubah oleh user lain yang sudah tahu caranya, karena hanya dengan cara menghilangkan tanda centang pada attribute read-only, maka document akan kembali seperti sedia kala dan dapat diedit dan disimpan. Namun bagi user yang masih awam, hal ini juga akan membingungkan mereka. Berbeda mengamankan file document dengan menggunakan password, tidak akan bisa orang lain membuka dokumen tersebut selama tidak mengetahui passwordnya. Namun tidak ada salahnya kalau mencoba mengamankan file document dengan menggunakan attribute read only